Projekt Qualtrack nudi još jedan pristup osiguranju kvalitete, a to je ocjena kvalitete institucije. Temelji se na skupu kriterija i pitanja. Institucija bi trebala ispuniti sve uvjete kako bi joj se dodijelio certifikat institucije s ocjenom kvalitete. Međutim, postoji i niz dodatnih pitanja koja instituciji omogućuju da pokaže neke specifične ili jedinstvene značajke svog obrazovnog procesa koje zaslužuju dodatne bodove u obliku značke.
Kada institucija odluči dobiti rejting, podnosi prijavu. Prijava je registrirana u online sustavu. Administrator potvrđuje prijavu i pokreće postupak ocjenjivanja te određuje raspored. Također će instituciji koja podnosi zahtjev staviti na raspolaganje ovu metodologiju i pitanja za procjenu.
Postupak ima sljedeće korake:
- Ustanova vrši samoprocjenu putem online upitnika, gdje obrazovna ustanova opisuje stanje ili procese u datoj obrazovnoj ustanovi. Važno je da institucija može dokazati da ispunjava osnovni skup kriterija i ispunjava standardne zahtjeve kvalitete i neke od posebnih kriterija za dobivanje značke.
- Vanjski ocjenjivači pregledat će ocjenjivanje po ustanovama. Procjenu na licu mjesta provodit će obučeni vanjski ocjenjivač koji će posjetiti instituciju i provjeriti istinitost svih izjava danih u upitniku za samoprocjenu.
- Evaluacija korisnika uzeti će se u obzir, ocjenjivač će provjeriti ključne tvrdnje iz upitnika za samoevaluaciju između korisnika određene obrazovne ustanove
- Završna evaluacija. Nakon zaprimanja izvještaja od Ocjenjivača, rejting institucija imati će sve podatke i informacije potrebne za donošenje konačnog zaključka, odnosno je li ocijenjena institucija ispunila sve kriterije i dobiva li neku posebnu značku.
- Postupak ocjenjivanja završava dodjelom certifikata. Certifikat vrijedi 3 godine. Može se objaviti na web stranici, uvijek s godinom izdavanja. Ponovna procjena provest će se u lakšim uvjetima (to će se specificirati). Postojat će nacionalni registri certificiranih/ocijenjenih institucija. Registri će biti objavljeni i na web stranici Qualtrack.
Jedan od osnovnih ciljeva ocjenjivanja je odvajanje visokokvalitetnih odgojno-obrazovnih ustanova od onih s nedovoljnom kvalitetom. Pilot-projekt u Češkoj Republici pokazao je da je rejting ujedno i motivacijski element za institucije da poboljšaju svoje procese i standarde. Stoga je potrebno podržati obrazovnu ulogu rejtinga prema obrazovnim ustanovama, što će u konačnici dovesti do poboljšanja kvalitete usluga koje se pružaju korisniku.
Kako bi se ti procesi vodili ispravno i u standardiziranom obliku, osigurat će se edukacija za institucije i ocjenjivače.