Το πρόγραμμα Qualtrack προσφέρει μια διαφορετική προσέγγιση για τη διασφάλιση της ποιότητας και αυτή είναι η αξιολόγηση της ποιότητας ενός ιδρύματος. Βασίζεται σε ένα σύνολο κριτηρίων και ένα σύνολο ερωτήσεων. Το ίδρυμα υποτίθεται ότι πρέπει να πληροί όλες αυτές τις προϋποθέσεις για να του χορηγηθεί το πιστοποιητικό που θα το χαρακτηρίζει ως ποιοτικό ίδρυμα. Ωστόσο, υπάρχει επίσης ένα σύνολο επιπλέον ερωτήσεων που επιτρέπουν σε ένα ίδρυμα να παρουσιάσει κάποια συγκεκριμένα ή μοναδικά χαρακτηριστικά της εκπαιδευτικής του διαδικασίας που αξίζουν επιπλέον πόντους με τη μορφή σήματος.
Όταν ένα ίδρυμα αποφασίζει να λάβει αξιολόγηση, υποβάλλει μια αίτηση. Η αίτηση καταχωρίζεται στο ηλεκτρονικό σύστημα. Ο διαχειριστής επιβεβαιώνει την αίτηση, δρομολογεί τη διαδικασία αξιολόγησης και ορίζει ένα χρονοδιάγραμμα. Θα θέσει επίσης στη διάθεση του αιτούντος ιδρύματος αυτή τη μεθοδολογία και τις ερωτήσεις αξιολόγησης.
Η διαδικασία έχει τα ακόλουθα βήματα:
- Ένα ίδρυμα προβαίνει σε αυτοαξιολόγηση μέσω ενός διαδικτυακού ερωτηματολογίου, όπου το εκπαιδευτικό ίδρυμα περιγράφει την κατάσταση ή τις διαδικασίες που τήρει. Είναι σημαντικό το ίδρυμα να μπορεί να αποδείξει ότι πληρεί το βασικό σύνολο κριτηρίων και ότι πληροί τις τυπικές απαιτήσεις ποιότητας και ορισμένα από τα ειδικά κριτήρια για να κερδίσει ένα σήμα.
- Οι εξωτερικοί αξιολογητές θα επανεξετάσουν την αξιολόγηση ανά ίδρυμα. Η επι τόπου αξιολόγηση θα πραγματοποιηθεί από εκπαιδευμένο εξωτερικό αξιολογητή, ο οποίος θα επισκεφθεί το αξιολογούμενο ίδρυμα και θα ελέγξει την εγκυρότητα όλων των δηλώσεων που έγιναν στο ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης.
- Θα ληφθεί υπόψη η αξιολόγηση των πελατών και ο αξιολογητής θα επαληθεύσει τις βασικές δηλώσεις από το ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης μεταξύ των πελατών του συγκεκριμένου εκπαιδευτικού ιδρύματος.
- Τελική αξιολόγηση. Μετά την παραλαβή της έκθεσης από τον αξιολογητή, το ίδρυμα αξιολόγησης θα έχει συγκεντρώσει όλα τα δεδομένα και τα ευρήματα που είναι απαραίτητα για να βγάλει το τελικό συμπέρασμα, δηλαδή αν το αξιολογούμενο ίδρυμα έχει εκπληρώσει όλα τα κριτήρια και αν λαμβάνει κάποιο ειδικό σήμα.
- Η διαδικασία αξιολόγησης ολοκληρώνεται με την απονομή πιστοποιητικού. Το πιστοποιητικό ισχύει για 3 έτη. Μπορεί να δημοσιευτεί στον ιστότοπο, πάντα κάνοντας αναφορά το έτος έκδοσης. Η επαναξιολόγηση θα διεξαχθεί υπό ευκολότερες συνθήκες (που θα διευκρινιστούν). Θα υπάρχουν εθνικά μητρώα πιστοποιημένων/βαθμολογημένων ιδρυμάτων. Τα μητρώα θα δημοσιεύονται επίσης στην σελίδα του Qualtrack.
Ένας από τους βασικούς στόχους της αξιολόγησης είναι ο διαχωρισμός των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων υψηλής ποιότητας από εκείνα με ανεπαρκή ποιότητα. Η πιλοτική εφαρμογή στην Τσεχική Δημοκρατία έδειξε ότι η αξιολόγηση αποτελεί επίσης κίνητρο για τα ιδρύματα να βελτιώσουν τις διαδικασίες και τα πρότυπα τους. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να υποστηριχθεί ο εκπαιδευτικός ρόλος της αξιολόγησης προς τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, ο οποίος θα οδηγήσει τελικά στη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχονται στον πελάτη. Για την ορθή και τυποποιημένη εκτέλεση αυτών των διαδικασιών, θα παρέχεται κατάρτιση για τα ιδρύματα και τους αξιολογητές.