Ο αξιολογητής έχει βασικό ρόλο και η αξιολόγησή του είναι σημαντικός παράγοντας στην κατάταξη. Αφού το εκπαιδευτικό ίδρυμα πραγματοποιήσει την αυτοαξιολόγηση, η οποία συνοδεύεται από την αξιολόγηση από τους πελάτες του, είναι σημαντικό να επιβεβαιωθεί ότι ολόκληρη η διαδικασία αξιολόγησης πραγματοποιήθηκε σωστά και έχει την απαραίτητη εγκυρότητα. Οι εξωτερικοί αξιολογητές εκπληρώνουν αυτόν τον ρόλο. Θα πρέπει να εγγυώνται ότι οι επιμέρους αξιολογήσεις θα είναι συγκρίσιμες και ότι δεν θα προκύψουν διαφορές.
Οι βασικοί παράγοντες για την αποτελεσματικότητα και την ποιότητα ολόκληρης της διαδικασίας αξιολόγησης δεν θα είναι μόνο οι απαιτήσεις για εξωτερικούς αξιολογητές αλλά και η θέσπιση των διαδικασιών και των κριτηρίων αξιολόγησης που έχουν καθοριστεί με σαφήνεια και περιεκτικότητα.
Ο εξωτερικός αξιολογητής θα διενεργήσει την αξιολόγηση μέσω:
- Προετοιμασίας
- Επιτόπιων επισκέψεων και συνεντεύξεων
- Αξιολόγησης πελατών
- Εκθέσεων με παρατηρήσεις/ προτάσεις
Oι ειδικές απαιτήσεις για εξωτερικούς αξιολογητές περιλαμβάνουν:
1) Βασικές παραδοχές, όπως ότι:
- είναι πλήρως αρμόδιο να εκτελεί νομικές πράξεις,
- έχει καθαρό ποινικό μητρώο
- δεν αμφισβητείται η ηθική ακεραιότητα ή η αμεροληψία του/της
2) Απαιτήσεις για επαγγελματική επάρκεια
- να είναι πτυχιούχος πανεπιστημίου – με πτυχίο τουλάχιστον σε έναν προτιμώμενο τομέα εκπαίδευσης, όπως η ανδραγωγική, η διοίκηση,
- να αποδείξει 3ετή εμπειρία σε διευθυντική θέση στον τομέα της εκπαίδευσης και 3ετή διδακτική εμπειρία, ή
3) Εκπαίδευση εξωτερικών αξιολογητών
- Να έχει ολοκληρώσει προηγουμένως εκπαίδευση για εξωτερικούς αξιολογητές στον τομέα της εκπαίδευσης
Για μια επιτυχημένη διαδικασία αξιολόγησης, είναι σημαντικό το αξιολογούμενο ίδρυμα να αποδέχεται πλήρως τον αξιολογητή. Αυτό θα διασφαλιστεί από το ίδρυμα αξιολόγησης που διαχειρίζεται την όλη διαδικασία αξιολόγησης.
Η εκπαίδευση για εξωτερικούς αξιολογητές διοργανώνεται από το ίδρυμα αξιολόγησης Qualtrack (εταίρος έργου). Οι αξιολογητές πρέπει να περάσουν ένα εισαγωγικό σεμινάριο σχετικά με τη σημασία και τα οφέλη των διαφόρων συστημάτων διασφάλισης ποιότητας και του συστήματος αξιολόγησης που χρησιμοποιείται. Θα συζητήσουν τη διαδικασία αξιολόγησης, την αμεροληψία του αξιολογητή, τον κώδικα δεοντολογίας του αξιολογητή και τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του αξιολογητή συμπεριλαμβανομένης της εμπιστευτικότητας.
Η εκπαίδευση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μια άσκηση επικεντρωμένη στην επίλυση δειγμάτων περιπτωσιολογικών μελετών. Μετά την ολοκλήρωση αυτής της εκπαίδευσης, ο αξιολογητής θα λάβει το πιστοποιητικό.
Ο ρόλος του εξωτερικού αξιολογητή είναι να διαβάσει το ερωτηματολόγιο μαζί με την ομάδα ποιότητας από το αξιολογούμενο ίδρυμα και να ελέγξει εάν οι απαντήσεις μπορούν να επαληθευτούν σε τακτική τεκμηρίωση που τηρεί το ίδρυμα. Τα ευρήματα αυτής της εργασίας θα εισαχθούν σε μια αναφορά με μια τελική κρίση που θα λέει “Οι απαντήσεις επιβεβαιώθηκαν” ή “Οι απαντήσεις δεν επιβεβαιώθηκαν”. Η αναφορά θα τηρείται από το ίδρυμα αξιολόγησης.
Ένα πολύ σημαντικό μέρος της διαδικασίας αξιολόγησης είναι οι παρατηρήσεις και οι συστάσεις που γίνονται από τον εξωτερικό αξιολογητή σχετικά με τις βελτιώσεις που πρέπει να γίνουν από το ίδρυμα.
Ο αξιολογητής δηλώνει επίσης εάν το ίδρυμα πληροί τις προϋποθέσεις για ένα σήμα σε οποιονδήποτε από τους εξεταζόμενους τομείς. Το σήμα σηματοδοτεί ότι εκτός από την εκπλήρωση όλων των βασικών κριτηρίων ποιότητας, ο οργανισμός είναι εξαιρετικός σε κάτι, όπως η χρήση ψηφιακών τεχνολογιών, και του αξίζει ειδική αναγνώριση για αυτό δηλαδή ένα σήμα.
Η επίσκεψη θα γίνει από δύο ή τρεις αξιολογητές. Για τους πιλοτικούς σκοπούς, αρκεί ένας αξιολογητής. Οι αξιολογητές είναι επίσης οδηγοί και βοηθούν τα ιδρύματα να κατανοήσουν και να εκπληρώσουν τα κριτήρια. Για το σκοπό αυτό, ενδέχεται να συμφωνήσουν σε μια προ-επίσκεψη στην πρώτη φάση της διαδικασίας αξιολόγησης και στη συνέχεια να πραγματοποιηθεί η τελική επίσκεψη αξιολόγησης
Η διαδικασία αξιολόγησης
Προετοιμασία – βασίζεται στη μελέτη του ερωτηματολογίου αυτοαξιολόγησης του ιδρύματος και στον έλεγχο όλων των δικαιολογητικών. Θα αποτελέσει αφορμή για την ημερήσια διάταξη της επίσκεψης αξιολόγησης.
Επιτόπια επίσκεψη – θα προετοιμαστεί εκ των προτέρων, με ατζέντα που θα ορίζει ένα χρονοδιάγραμμα και τα άτομα με τα οποία συναντά ο αξιολογητής, κυρίως τα μέλη της ομάδας ποιότητας στο ίδρυμα. Ο αξιολογητής θα ενδιαφέρεται για έγγραφα όπως η δήλωση αποστολής/οράματος, καταστατικό, εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές (συμπεριλαμβανομένης της ρήτρας διάκρισης, κανόνων GDPR, κ.λπ.), Σχέδιο Επικοινωνίας, Ετήσια Έκθεση, Κώδικας Δεοντολογίας, Επιχειρηματικές Συνθήκες, Κώδικας Καταγγελίας, Συνθήκες εργασίας και παρόμοια έγγραφα. Κατά τη διάρκεια της επίσκεψης, θα πραγματοποιηθεί μια σειρά συνεντεύξεων με εκπροσώπους διαφόρων ομάδων του ιδρύματος, οι οποίοι μπορούν να παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως η διοίκηση, οι καθηγητές/εκπαιδευτές, οι διαχειριστές προγραμμάτων και οι μαθητές/πελάτες. Οι ερωτήσεις θα απευθύνονται σε θέματα που δεν ήταν ξεκάθαρα στις απαντήσεις στο ερωτηματολόγιο.
Αξιολόγηση πελατών: Η αξιολόγηση του έργου των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων από τους πελάτες είναι ένας σημαντικός δείκτης της ποιότητας της εργασίας του. Το πρώτο βήμα είναι ότι το ίδρυμα ενδιαφέρεται να συλλέξει τέτοια αξιολόγηση ή ανατροφοδότηση από τους πελάτες, το επόμενο πράγμα είναι πώς το εφαρμόζει για να βελτιώσει περαιτέρω το έργο του.
Οι πελάτες είναι δύο κατηγοριών – οι εργοδότες που παραγγέλνουν κάποια εκπαιδευτικά προγράμματα για τους υπαλλήλους τους ή οι άμεσα δικαιούχοι της εκπαίδευσης. Υποτίθεται ότι ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα εφαρμόζει ένα σύστημα που συλλέγει δεδομένα σχετικά με την ικανοποίηση του πελάτη. Η διαδικασία αξιολόγησης θα επανεξετάσει το υπάρχον σύστημα, δεν χρειάζεται να δημιουργηθεί ένα συγκεκριμένο σύστημα ή να συλλεχθούν συγκεκριμένα δεδομένα μόνο για χάρη της διαδικασίας αξιολόγησης. Ο εξωτερικός αξιολογητής θα ζητήσει και θα χρησιμοποιήσει τα δεδομένα από τη διαδικασία ανατροφοδότησης που χρησιμοποιείται τακτικά από το εκπαιδευτικό ίδρυμα.
Τελική έκθεση και συστάσεις – κατά τη διαδικασία αξιολόγησης ο αξιολογητής γνωρίζει αρκετά καλά το ίδρυμα. Είναι μια προστιθέμενη αξία της όλης διαδικασίας αξιολόγησης για το ίδρυμα, ότι ο αξιολογητής μοιράζεται τις παρατηρήσεις και κυρίως τις προτάσεις του. Το ίδρυμα μπορεί στη συνέχεια να κάνει ένα σχέδιο για το μέλλον και να βελτιώσει τις εσωτερικές του διαδικασίες.
Γενικοί κανόνες για επίσκεψη αξιολόγησης
- Οι αξιολογητές ακολουθούν το συμφωνημένο χρονοδιάγραμμα.
- Οι αξιολογητές ακολουθούν τους κανόνες της συνέντευξης.
- Οι αξιολογητές αντιμετωπίζουν τα εμπιστευμένα δεδομένα και τα σχόλια ως εμπιστευτικές πληροφορίες.
- Οι αξιολογητές προσπαθούν να ακούσουν με κατανόηση και να βγάλουν αντικειμενικά συμπεράσματα.
- Οι αξιολογητές εργάζονται ως ομάδα και υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον.
- Οι αξιολογητές είναι προετοιμασμένοι για απρόβλεπτα γεγονότα.
Κανόνες επικοινωνίας και συνέντευξης
- Η στάση των αξιολογητών θα πρέπει να βασίζεται σε μια διερευνητική, ανοιχτή και αποδεκτή προσέγγιση, που προσπαθεί να κατανοήσει χωρίς βιαστικές ερμηνείες και κρίσεις.
- Χρησιμοποιήστε κατάλληλη γλώσσα.
- Αποκαταστήστε επαφή, τηρήστε μια ανοιχτή και φιλική στάση, ακούστε ενεργά και δείξτε ενδιαφέρον.
- Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, μιλήστε σύντομα και καθαρά, κάντε σύντομες και ξεκάθαρες ερωτήσεις και μην διακόπτετε τη διαδικασία σκέψης του ερωτώμενου.
- Μην μιλάτε πολύ, ώστε ο ερωτώμενος να έχει όσο το δυνατόν περισσότερο χώρο.
- Ζητήστε γεγονότα και παραδείγματα, ειδικά αν οι απαντήσεις είναι πολύ γενικές, ζητήστε επιπλέον εξηγήσεις.
- Τερματίστε τη συνέντευξη εγκαίρως σύμφωνα με το σχέδιο ή την ειδική κατάσταση.